Was ist Ergotherapie-Software? Ergotherapie-Software deckt die Besonderheiten dieser Nische ab: Rezept-basierte Abrechnung nach dem Heilmittelkatalog, spezielle Anforderungen an Kinder-Ergotherapie (Elterngespräche, Entwicklungsberichte) und Hausbesuche bei immobilen Patienten. Sie verbindet den medizinischen Alltag mit DSGVO-konformer Patientenverwaltung.
Warum Ergotherapie-Praxen ein digitales Buchungssystem brauchen
Ergotherapie-Praxen haben eine Mischung aus klinischem Alltag und pädagogisch-therapeutischen Anforderungen, die klassische Termin-Tools nicht sauber abbilden. Erstens: Kinder-Ergotherapie. Ein großer Teil der Patienten sind Kinder mit Entwicklungs- und Wahrnehmungsstörungen. Termine liegen im Schulraster (nachmittags nach Schulschluss), Elterngespräche sind ein fester Bestandteil des Behandlungs-Prozesses, regelmäßige Entwicklungsberichte für Kindergarten oder Schule gehören zur Praxis-Standard-Dokumentation. Zweitens: Hausbesuche. Bei schwer immobilen Patienten (Schlaganfall-Rehabilitation, Demenz, schwere MS) ist die Behandlung zuhause oft die einzige Option. Fahrzeiten, Kilometergelder und die Dokumentation unter weniger strukturierten Bedingungen stellen den Therapeuten vor besondere Herausforderungen. Drittens: die Rezept-Struktur. Wie in der Physiotherapie werden Leistungen nach Heilmittelkatalog abgerechnet (typischerweise Motorisch-funktionelle Behandlung, Sensomotorisch-perzeptive Behandlung). Rezepte haben 12 Wochen Gültigkeit, Folgeverordnungen müssen rechtzeitig beantragt werden. Viertens: interdisziplinäre Zusammenarbeit. Ergotherapeuten arbeiten mit Kinderärzten, Psychologen, Logopäden zusammen — die Dokumentation muss austauschbar und strukturiert bleiben.
Funktionen speziell für Ergotherapie-Praxen
term-in bildet die Besonderheiten dieser Nische nativ ab — ohne Workarounds, ohne überflüssige Features aus fremden Branchen.
Rezept-Verwaltung nach Heilmittelkatalog Motorisch-funktionell, sensomotorisch, neuropsychologisch — alle Positionen sind hinterlegt, Rezepte werden mit Ablaufdatum getrackt.
Eltern-Kommunikations-Zentrum Bei Kinder-Therapien werden Elterngespräche als separate Terminart eingeplant, Entwicklungsberichte können strukturiert erstellt werden.
Hausbesuchs-Modul Termine außerhalb der Praxis mit Adresserfassung, Routenplanung und Kilometergeld-Dokumentation.
Therapie-Verlaufsberichte Strukturierte Berichte für Kindergarten, Schule, überweisenden Arzt — mit DSGVO-konformer Einwilligung des Patienten oder der Erziehungsberechtigten.
Kinder-freundlicher Terminkalender Nachmittags-Slots nach Schulschluss sind als Prime-Time markiert, Elterngespräche werden als vorbereitende oder nachbereitende Termine geplant.
DSGVO Art. 9 für Gesundheitsdaten Besondere Sorgfalt bei Kinderdaten — Einwilligung der Erziehungsberechtigten, eingeschränkte Zugriffsrechte, regelmäßige Löschüberprüfung.
Interdisziplinärer Dokumenten-Austausch Befundberichte und Therapieverläufe lassen sich als PDF für Kinderärzte, Psychologen und weitere Fachärzte generieren.
So läuft ein Arbeitstag mit digitalem System
Ein Dienstag in einer Ergotherapie-Praxis mit 2 Therapeutinnen: 8:00 Uhr beginnt ein Hausbesuch bei einem Schlaganfall-Patienten — die Therapeutin fährt 18 Kilometer, das System hat die Fahrzeit automatisch als Puffer im Kalender eingeplant. Um 10:00 Uhr läuft eine sensomotorische Kinder-Therapie in der Praxis, 45 Minuten, im Anschluss ein 15-Minuten-Elterngespräch — das System hat beide Termine verknüpft. Um 12:00 Uhr wird ein Entwicklungsbericht für die Kita eines Patienten erstellt, die Einwilligung der Eltern ist digital hinterlegt. Um 14:00 Uhr startet der Nachmittagsblock mit 5 Kinder-Terminen in Folge (45 Minuten pro Termin, 15 Minuten Pause dazwischen). Eine Therapie wird durch Krankheit der Mutter kurzfristig abgesagt — das System vergibt den Slot an den nächsten Patienten auf der Warteliste. Um 17:30 Uhr wird die Rezept-Serie eines Patienten beendet, der Therapeut notiert die Empfehlung für die Folgeverordnung. Um 18:30 Uhr Tagesabschluss — 11 Termine, 1 Hausbesuch, 1 Entwicklungsbericht, 1 Folgeverordnungs-Empfehlung. Die Dokumentation ist vollständig, keine Nacharbeit erforderlich.
Preise und Einstieg
term-in startet bei 29 Euro pro Monat für Einzelplätze und kleine Betriebe. Die Business-Stufe mit mehreren Mitarbeitern und erweiterten Marketing-Funktionen kostet 79 Euro monatlich. Die Enterprise-Option für Ketten liegt bei 499 Euro mit Multi-Standort-Verwaltung. Alle Pläne beinhalten Online-Buchung, SMS-Erinnerungen, Kasse und DSGVO-konforme Datenhaltung. Es gibt keine Setup-Gebühr, die Einrichtung dauert etwa 60 bis 90 Minuten. Eine 14-tägige kostenlose Testphase läuft ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung. Alle Preise ansehen →
term-in ist in über 50 Städten in Deutschland, Österreich und der Schweiz aktiv. Jede Stadt-Seite zeigt die lokalen Besonderheiten, typische Preispunkte und konkrete Ergotherapie-Fallstudien aus der Region.
Stadt-spezifische Seiten folgen in den nächsten Wochen.
Häufige Fragen
Was kostet eine Ergotherapie-Software?Für Einzelpraxen typischerweise 49 bis 129 Euro pro Monat. Praxen mit 2 bis 5 Therapeuten und umfangreicher Rezept-Abrechnung liegen bei 99 bis 199 Euro monatlich. term-in bietet die Kernfunktionen (Termin-Kalender, Patientenakte, Rezept-Tracking, Hausbesuchs-Modul) ab 29 Euro im Monat an und ergänzt sich mit externen Abrechnungsdienstleistern für die GKV-Schnittstelle.
Wie plane ich Hausbesuche effizient?Das System erfasst für jeden Hausbesuch die Patientenadresse, die Entfernung und die erwartete Fahrzeit. Mehrere Hausbesuche an einem Tag lassen sich als Route planen, sodass Fahrzeiten minimiert werden. Kilometergelder werden automatisch erfasst und können am Monatsende über die GKV abgerechnet werden. Typischerweise sind 3 bis 5 Hausbesuche pro Tag wirtschaftlich sinnvoll.
Wie gehe ich mit Eltern-Kommunikation in der Kinder-Ergotherapie um?Für Kinder-Therapien gelten zwei Grundregeln: erstens, die Erziehungsberechtigten sind immer einzuweihen und müssen digital ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung geben. Zweitens, regelmäßige Elterngespräche (oft alle 6 bis 10 Behandlungen) sind feste Bestandteile und werden als separate Termine geplant. Entwicklungsberichte für Kita oder Schule werden mit Einwilligung der Eltern weitergegeben — die Software dokumentiert, welcher Bericht an wen versendet wurde.
Welche Rezept-Positionen sind üblich?In der Ergotherapie sind die häufigsten Positionen motorisch-funktionelle Behandlung, sensomotorisch-perzeptive Behandlung, hirnleistungstraining und neuropsychologisch orientierte Behandlung. Die genaue Auswahl richtet sich nach der Diagnose im Rezept. Das System hält alle Positionen als Nachschlagewerk vor, der Therapeut wählt die angewandte Position pro Behandlung aus und das System dokumentiert die Abrechnungsgrundlage.
Kann ich interdisziplinäre Berichte erstellen?Ja. Die Software generiert strukturierte PDF-Berichte für Kinderärzte, Psychologen, Logopäden oder Lehrer — jeweils mit den relevanten Therapieverlauf-Informationen, den angewandten Verfahren und den Fortschritten des Patienten. Die Einwilligung zur Weitergabe wird digital dokumentiert und vor dem Versand des ersten Berichts einmalig eingeholt.
Wie verwalte ich lange Warteliste-Anfragen?Gute Ergotherapie-Praxen haben Wartezeiten von 4 bis 16 Wochen. Die Software hält die Warteliste strukturiert mit Anfragedatum, Dringlichkeit (bei Kindern oft über den Entwicklungsgrad beeinflusst), bevorzugten Zeitfenstern und Kommunikationspräferenzen der Eltern. Bei Absagen werden passende Patienten auf der Warteliste in der Reihenfolge ihrer Priorität benachrichtigt — oft bis zum tatsächlichen Termin-Besetzen innerhalb von 20 bis 40 Minuten.
Weitere Ressourcen
Neben dem Buchungssystem bieten wir ergänzende Werkzeuge an, die dir helfen, deinen Online-Auftritt systematisch zu verbessern: