Ein digitaler Terminplan, der mehrere Therapeut:innen, parallel laufende Behandlungsräume und ganze Rezept-Serien gleichzeitig handhabt — ohne Papierkalender, ohne Excel, ohne dass jemand das Telefon hütet. Genau das, was ein Software-Terminplan in der Physiotherapie können muss.
Eine Physio-Praxis lässt sich nicht in feste 30-Minuten-Slots pressen, wie ein einfacher Dienstleistungs-Kalender es täte. Bei euch laufen mehrere Therapeut:innen parallel, jede Behandlung dauert anders lang (Klassische Krankengymnastik 20 Minuten, Manuelle Therapie 25, Manuelle Lymphdrainage 45–60), und ein einziges Rezept zieht sechs bis zehn Folgetermine über Wochen nach sich. Wer das in einem Papierkalender pflegt, schreibt zweimal — einmal beim Patienten, einmal beim Therapeuten — und sucht am Monatsende doppelt so lang.
Eine echte Terminplaner-Software für die Physiotherapie braucht drei Dinge: parallele Kalender pro Therapeut:in und Raum, Serien-Planung für Verordnungen und automatische Erinnerungen, damit aus geplanten Terminen tatsächlich Behandlungen werden — nicht teure No-Shows.
In term-in hat jede Therapeutin und jeder Therapeut eine eigene Spalte im Wochenkalender. Du siehst auf einen Blick, wer wann frei ist, wer in Manueller Therapie steckt und wer gerade Mittagspause hat. Bei drei, fünf oder acht Therapeut:innen bleibt der Überblick erhalten — ohne dass jemand die ganze Praxis im Kopf haben muss.
Jede:r Mitarbeitende kann eigene Arbeitszeiten hinterlegen, Spezialisierungen pflegen (z.B. „nur Manuelle Therapie", „auch Kindertherapie") und individuelle Slotlängen pro Behandlungsart definieren. Patienten, die online buchen, sehen nur Slots, die tatsächlich passen: zur Therapie, zum Therapeuten, zum Raum.
Behandlungsräume lassen sich genauso als eigene Spalte führen. Wenn die Praxis nur zwei Räume hat, werden bei der Planung Dopplungen automatisch verhindert — niemand bucht versehentlich den gleichen Raum doppelt.
Der eigentliche Pain Point in der Physio-Terminplanung sind die Serien. Ein Patient kommt mit einer Verordnung über sechs Sitzungen Krankengymnastik. Niemand will sechsmal einzeln einen Termin anlegen und sechsmal einzeln eine Erinnerung programmieren.
In term-in legst du die Serie einmal an: „dienstags und donnerstags 14:00 Uhr für die nächsten drei Wochen, bei Therapeutin Anna, Behandlungsraum 2". Die Software erzeugt die sechs Termine, weist sie zu, und schickt für jeden einzelnen Termin automatisch eine Erinnerung. Wenn ein Termin verlegt werden muss — Patient ist krank, du musst zur Fortbildung — verschiebst du nur diesen einen Termin, der Rest der Serie bleibt unangetastet.
Das spart pro Verordnung 5–10 Minuten Verwaltungszeit. Bei 100 Verordnungen im Monat sind das mehrere Stunden, die wieder am Patienten landen — oder bei der Rezeption, die endlich nicht mehr im Krisenmodus läuft.
Buchungen, die Patienten selbst online vornehmen, landen direkt in der richtigen Spalte deines Kalenders — keine Mailbox, kein Anrufbeantworter, keine handgeschriebene Notiz. Du siehst neue Termine in Echtzeit auf jedem Gerät: Laptop an der Rezeption, Tablet im Behandlungsraum, Handy auf dem Heimweg.
Du steuerst genau, welche Slots online sichtbar sind. Bestimmte Zeiten kannst du für Privatpatienten freihalten, andere nur für Bestandspatienten öffnen, wieder andere komplett blocken — z.B. für Fortbildungen oder ungeplante Auslastung. Software für Physiotherapie-Terminplan bedeutet bei term-in: du gibst die Regeln vor, das System hält sich daran.
Geplante Termine sind nichts wert, wenn der Patient nicht kommt. Genau deshalb gehört der Erinnerungsversand in die Terminplaner-Software hinein — nicht als Extra, sondern als Standard. term-in schickt 24 Stunden und 2 Stunden vor dem Termin automatisch eine Nachricht: WhatsApp, SMS oder E-Mail, je nachdem, was beim Patienten hinterlegt ist. In der Nachricht: Datum, Uhrzeit, Therapeut, ein Bestätigungs- und ein Umbuchungs-Link.
Bei Serien wird jeder einzelne Folgetermin separat erinnert. Wer am Vorabend wegen Grippe absagt, schaltet seinen Slot frei — die Software kann diesen Slot der Warteliste automatisch anbieten. Auch das spart Telefonate und füllt teure Lücken im Kalender.
Wenn ein:e Patient:in am Morgen wegen Grippe absagt, ist der Slot um 10 Uhr leer — und in einer voll ausgelasteten Praxis schwer kurzfristig wieder zu füllen. term-in pflegt eine digitale Warteliste: Patient:innen, die einen früheren Termin haben wollen, tragen sich beim Buchen einmal ein. Wird ein Slot frei, schickt das System automatisch eine Nachricht an die ersten passenden Personen auf der Warteliste — wer zuerst zusagt, bekommt den Termin.
Praxen, die das aktiv nutzen, ersetzen einen großen Teil ihrer kurzfristigen Lücken durch echte Behandlungen. Die Rezeption muss niemanden mehr „durchtelefonieren" — der Prozess läuft automatisiert im Hintergrund.
Therapeut:innen wollen ihren Tagesplan oft auf dem privaten Kalender sehen, ohne sich extra in term-in einloggen zu müssen. Über Kalender-Sync lassen sich Termine automatisch in Apple Calendar, Google Calendar oder Outlook spiegeln — schreibgeschützt, damit private und berufliche Termine nicht durcheinanderkommen. Wer in der Mittagspause auf das Handy schaut, sieht den Nachmittag direkt im gewohnten Kalender — ohne Browser, ohne extra App.
Damit du nicht falsch kaufst: term-in ist der Termin- und Kommunikationsplaner. Heilmittel-Dokumentation, GKV-Abrechnung über azh/opta data und Rezept-Verwaltung gegenüber Krankenkassen sind nicht im Funktionsumfang. Dafür gibt es spezialisierte Praxis-Abrechnungssoftware, die parallel zu term-in läuft. Diese Trennung halten wir bewusst sauber — wir bauen den besten Terminplaner, nicht eine halbe Abrechnungslösung.
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Stand: 2026
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